1. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec osebnih podatkov je:

AKINITA, nepremičnine d.o.o.

Malovaška ulica 31

1351 Brezovica pri Ljubljani

Slovenija

Matična številka: 9440119000

Davčna številka: SI59113626

E-pošta: info@akinita.si

Spletna stran: https://www.akinita.si

Upravljavec trenutno nima imenovane posebne pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO). Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov se lahko obrnete na zgornji e-poštni naslov.

2. NAMEN POLITIKE

Ta politika zasebnosti opisuje, kako upravljavec zbira, uporablja, varuje in hrani osebne podatke obiskovalcev spletne strani www.akinita.si, strank, potencialnih strank in drugih posameznikov, katerih osebne podatke obdeluje v okviru opravljanja računovodskih storitev ter storitev na področju nepremičnin (najem, upravljanje in prodaja nepremičnin, oddaja virtualnih pisarn ipd.).

Obdelava osebnih podatkov poteka v skladu z veljavno zakonodajo na področju varstva osebnih podatkov, zlasti:

• Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR),
• Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in
• drugo relevantno zakonodajo s področja davkov, računovodstva in nepremičnin.

3. NAČELA OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

Pri obdelavi osebnih podatkov upravljavec sledi predvsem naslednjim načelom:

• zakonitost, poštenost in preglednost,
• omejitev namena,
• najmanjši obseg podatkov (načelo najmanjšega obsega),
• točnost in ažurnost,
• omejitev shranjevanja,
• celovitost in zaupnost ter
• odgovornost upravljavca (accountability).

4. VRSTE OSEBNIH PODATKOV, NAMENI IN PRAVNE PODLAGE OBDELAVE

4.1 Obisk spletne strani in datoteke dnevnika strežnika

Ob obisku spletne strani se na strežniku lahko avtomatično beležijo naslednji podatki:

• IP naslov naprave, s katere dostopate do strani,
• datum in čas dostopa,
• obiskane podstrani,
• podatek o napravi, brskalniku in operacijskem sistemu,
• referrer (spletna stran, s katere ste prišli na našo stran).

Ti podatki se obdelujejo izključno za namene:

• zagotavljanja delovanja in varnosti spletne strani,
• odkrivanja in preprečevanja zlorab,
• priprave anonimnih statističnih analiz o uporabi spletne strani.

Pravna podlaga za to obdelavo je zakoniti interes upravljavca (6(1)(f) GDPR), saj je obdelava nujna za zagotavljanje varne in učinkovite uporabe spletne strani.

4.2 Komunikacija preko e-pošte ali telefona

Ko nas kontaktirate prek e-pošte ali telefona, obdelujemo osebne podatke, ki nam jih posredujete, na primer:

• ime in priimek,
• kontaktni podatki (e-pošta, telefonska številka),
• podjetje in funkcija (če gre za poslovni kontakt),
• vsebina komunikacije in morebitne priloge.

Podatke uporabljamo za:

• obravnavo vašega vprašanja ali povpraševanja,
• pripravo ponudbe in/ali sklenitev pogodbe,
• vodenje poslovne korespondence,
• dokazovanje komunikacije v primeru sporov.

Pravne podlage za obdelavo so:

• izvajanje predpogodbenih ukrepov in/ali pogodbe (6(1)(b) GDPR),
• zakoniti interes upravljavca, da odgovori na vaše povpraševanje in vodi evidenco komunikacije (6(1)(f) GDPR),
• v določenih primerih izpolnjevanje pravnih obveznosti (npr. glede hrambe poslovne dokumentacije – 6(1)(c) GDPR).

4.3 Stranke in poslovni partnerji (računovodstvo in nepremičnine)

Za izvajanje računovodskih storitev ter storitev na področju nepremičnin (najem, oddaja, prodaja, upravljanje nepremičnin, najem virtualnih pisarn itd.) upravljavec obdeluje zlasti naslednje kategorije osebnih podatkov:

• osnovni identifikacijski podatki (ime in priimek, naslov, EMŠO – če je potrebno, davčna številka),
• podatki o podjetju (firma, naslov sedeža, matična številka, davčna številka, TRR),
• kontaktni podatki (telefon, e-pošta),
• podatki iz pogodb, naročil, računov in druge poslovne dokumentacije,
• podatki o nepremičninah (lokacija, identifikacijski podatki, podatki o najemniku, pogodbeni pogoji ipd.),
• podatki, ki so nujni za izpolnjevanje davčnih in računovodskih obveznosti.

Nameni obdelave so:

• priprava ponudb in sklepanje pogodb,
• izvajanje pogodbenih obveznosti,
• izdajanje računov in vodenje računovodskih evidenc,
• vodenje evidenc o nepremičninah, najemnikih in najemodajalcih,
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti na področju davčne in računovodske zakonodaje ter zakonodaje s področja nepremičnin,
• uveljavljanje in zaščita pravnih zahtevkov.

Pravne podlage:

• izvajanje pogodbe ali predpogodbenih ukrepov (6(1)(b) GDPR),
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti (6(1)(c) GDPR),
• zakoniti interes upravljavca za uveljavljanje in zaščito pravnih zahtevkov (6(1)(f) GDPR).

4.4 Posredovanje osebnih podatkov na podlagi privolitve

Če bi za določene vrste obdelav (npr. za pošiljanje e-novic, trženjska obvestila, objava referenc ipd.) potrebovali vašo izrecno privolitev, vas bomo o tem jasno in vnaprej obvestili ter obdelavo izvedli le, če boste dali veljavno privolitev. Privolitev lahko kadarkoli prekličete, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila izvedena pred preklicem.

5. PIŠKOTKI IN SPLETNA ANALITIKA

Spletna stran lahko uporablja piškotke in podobne tehnologije, s katerimi:

• zagotavljamo osnovno delovanje in varnost spletne strani (nujno potrebni piškotki),
• si zapomnimo vaše nastavitve in izbire (funkcionalni piškotki),
• spremljamo obisk in uporabo spletne strani za namen izboljšanja uporabniške izkušnje (analitični piškotki),
• občasno prikazujemo prilagojene vsebine ali oglase (ciljni ali oglaševalski piškotki).

Pri prvem obisku strani se vam prikaže obvestilo o piškotkih, kjer si lahko dodatne piškotke (razen nujno potrebnih) tudi izklopite ali prilagodite nastavitve. Nastavitve piškotkov lahko kasneje spremenite tudi v nastavitvah svojega brskalnika.

Podrobnejše informacije o posameznih piškotkih, njihovem namenu in času trajanja so (oz. bodo) navedene v obvestilu o piškotkih na spletni strani.

6. HRAMBA OSEBNIH PODATKOV

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, za katerega so bili zbrani, oziroma v rokih, ki jih zahtevajo veljavna zakonodaja in naši zakoniti interesi. Običajni roki hrambe so:

• podatki v dnevniških datotekah strežnika: do 1 leta, razen če je zaradi varnosti ali postopkov potrebno daljše obdobje,
• običajna poslovna korespondenca (e-pošta, dopisi): do 5 let po zaključku komunikacije oziroma pogodbenega razmerja,
• podatki strank in poslovnih partnerjev v računovodskih in davčnih evidencah: skladno z roki hrambe, ki jih določajo davčni in računovodski predpisi (praviloma 10 let po zaključku poslovnega leta),
• podatki, ki so potrebni za uveljavljanje pravnih zahtevkov: do poteka zastaralnih rokov za posamezne zahtevke.

Po poteku roka hrambe osebne podatke izbrišemo, anonimiziramo ali drugače učinkovito onemogočimo njihovo nadaljnjo obdelavo.

7. UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV IN OBDELOVALCI

Do vaših osebnih podatkov imajo dostop le zaposleni pri upravljavcu in pogodbeni partnerji, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela in so zavezani k varovanju zaupnosti.

Upravljavec lahko osebne podatke posreduje naslednjim kategorijam uporabnikov:

• ponudnikom storitev vzdrževanja in gostovanja spletne strani,
• ponudnikom informacijskih in oblačnih storitev (npr. e-poštni ponudnik),
• bankam in drugim finančnim institucijam v okviru izvajanja plačil,
• zunanjim strokovnim svetovalcem (npr. pravni svetovalci, druge računovodske službe ipd.),
• državnim organom in nosilcem javnih pooblastil (npr. Finančna uprava RS, sodišča, inšpekcijske službe), kadar to od nas zahteva zakon.

Vsi pogodbeni obdelovalci osebne podatke obdelujejo izključno v imenu in po navodilih upravljavca, v okviru sklenjenih pogodb o obdelavi osebnih podatkov ter ob upoštevanju ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov.

8. PRENOS OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Upravljavec osebnih podatkov praviloma ne prenaša v tretje države (izven Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora). Če bi bilo izjemoma potrebno, da se podatki prenesejo v tretjo državo, bo tak prenos izveden le pod pogoji, ki jih določa GDPR (npr. na podlagi sklepa o ustreznosti, standardnih pogodbenih klavzul, ustreznih zaščitnih ukrepov in/ali vaše izrecne privolitve).

9. VAROVANJE IN ZAVAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred:

• nenamerno ali protipravno uničenjem, izgubo, spremembo,
• nepooblaščenim razkritjem ali dostopom,
• drugimi oblikami nezakonite ali nepooblaščene obdelave.

Med drugim uporabljamo naslednje ukrepe:

• omejen in nadzorovan dostop do osebnih podatkov,
• ločevanje pooblastil in uporabniških računov,
• varno shranjevanje dokumentov in podatkov (fizično in elektronsko),
• redno varnostno kopiranje podatkov,
• posodabljanje programske opreme in zaščita pred zlonamerno programsko opremo,
• usposabljanje zaposlenih glede varstva osebnih podatkov.

Kljub skrbnemu ravnanju popolna varnost prenosov podatkov prek interneta ne more biti zagotovljena. Vseeno se zavezujemo, da bomo v primeru kakršne koli kršitve varnosti osebnih podatkov ravnali v skladu z zakonodajo, vključno z obveščanjem pristojnega organa in, kadar bo to potrebno, posameznikov.

10. PRAVICE POSAMEZNIKOV

V zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov imate naslednje pravice:

• pravica do dostopa do podatkov (informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke in katere),
• pravica do popravka netočnih oziroma nepopolnih podatkov,
• pravica do izbrisa osebnih podatkov (»pravica do pozabe«), kadar so izpolnjeni pogoji iz GDPR,
• pravica do omejitve obdelave,
• pravica do prenosljivosti podatkov,
• pravica do ugovora obdelavi, kadar obdelava temelji na zakonitem interesu ali se uporablja za neposredno trženje,
• pravica, da privolitev kadarkoli prekličete, če obdelava temelji na privolitvi.

Pravice lahko uveljavljate tako, da nam pošljete zahtevo na e-poštni naslov info@akinita.si ali po pošti na naš sedež. Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, praviloma v roku enega meseca, in sicer v skladu z določbami GDPR.

Če menite, da se vaši osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavno zakonodajo, imate tudi pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec

Dunajska cesta 22

1000 Ljubljana

E-pošta: gp.ip@ip-rs.si

Spletna stran: www.ip-rs.si

11. VELJAVNOST POLITIKE IN SPREMEMBE

Ta politika zasebnosti velja od 11. 12. 2025 in je objavljena na spletni strani www.akinita.si.

Upravljavec si pridržuje pravico, da politiko po potrebi spremeni in dopolni, zlasti ob spremembah poslovanja, zakonodaje ali priporočil pristojnih organov. Aktualna verzija politike je vedno na voljo na spletni strani.